La Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) entre en application le 25 mai 2018. Cette règlementation adoptée par le Parlement Européen concerne toutes les entreprises qui font du business avec des citoyens Européens, même si elles sont établies en dehors de l’Europe.
Les autorités de régulation vont vérifier toute l’organisation et les process des entreprises, mais aussi toutes les sauvegardes sur toutes les infrastructures et tous les software utilisés par les entreprises. De très lourdes amendes sont prévues pour punir les fraudeurs.
Kiboko fait un tour d’horizon de ce qu’ont prévu ses partenaires et de ce que vous devez faire de votre côté.
OroCommerce et OroCRM
Bien sûr, OroCommerce collecte, stocke et utilise les données personnelles des clients. Mais dans le même temps, la plateforme permet de faire ressortir très facilement les données stockées et les lieux de collecte, ce qui est primordial lors des audits de conformité. Pour vous aider, OroCommerce vous proposera dès le début du mois de mai une aide pour que vous soyez en conformité avec la RGPD.
Les données personnelles
- Toutes les données servant aux indicateurs de performance (KPIs), comme les demandes de contact, les comptes client, les demandes de devis, etc. sont concernées par la RGPD.
- Les lieux de stockage sont divers : les bases de données de OroCommerce (MySQL ou PostgreeSQL), les serveurs d’indexation et de recherche de données (Elasticsearch, Redis), les identifiants pour les accès aux serveurs ou aux pages
- Les intégrations : OroCommerce intègre différents systèmes comme par exemple des fournisseurs d’identité, des programmes de mailing de masse, des logiciels de gestion du e-commerce, etc. Il va falloir demander à chaque utilisateurs son autorisation pour collecter ses données personnelles et également définir des règles concernant l’échange de ses données avec les systèmes intégrés.
Le consentement des clients
OroCommerce a développé une fonctionnalité spécifique pour la gestion des réponses aux demandes de consentement à la collecte, au stockage et à l’utilisation des données personnelles des clients. Cette fonction devrait être disponible début mai 2018.
Les droits des utilisateurs
- Droit d’accès : les formulaires de OroCommerce permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs informations personnelles stockées.
- Droit de rectification : les outils de gestion de données permettent de répondre aux demandes de correction des clients concernant leurs données personnelles.
- Droit à la portabilité des données : avec OroCommerce, les données des utilisateurs sont exportables au format CSV.
- Droit à l’effacement : grâce aux fonctions de recherche, les entités où sont stockées les données personnelles à effacer sont facilement identifiables et donc les données facilement effaçables. Ceci à l’exception des données récupérées dans certains champs tels que « adresse de facturation », « adresse de livraison », etc. Pour ces cas là, il faudra effacer les données manuellement. En ce qui concerne les données transitant dans les systèmes connectés à OroCommerce, il sera nécessaire de leur faire une demande d’effacement. D’autre part, la fonction de webtracking de OroCommerce étant très puissante, il conviendra de vérifier si il y a des données à effacer. Enfin, il faudra également faire attention à ce que les restaurations de données après une défaillance de système ou après un backup ne soient pas des données préalablement effacées…
Autres points
- Transfert des données personnelles interdit en dehors de l’Europe. Oro étant une entreprise américaine, il est impératif de dérouter chaque donnée fournie vers un des services client de Oro situés en Europe.
- Confidentialité des données. L’infrastructure très sécurisée de OroCommerce protège les données sensibles qui sont stockées. OroCommerce a adopté le processus de conformité ITIL et est certifié PCI DSS (norme de sécurité pour le stockage des numéros de cartes de paiement).
- Conservation des données. Les données conservées doivent l’être dans une limite de temps définie. Lorsqu’un utilisateur de site web accepte les cookies, son consentement n’est valable que pendant 13 mois. Au delà, le traitement des cookies est obsolète et doit faire l’objet d’une nouvelle demande de consentement. D’autre part, il y a obligation d’effacer toutes les données personnelles des clients inactifs depuis 3 ans. OroCommerce est capable de retrouver et de filtrer ses données périmées et ainsi de les supprimer.
Magento
Pour être en conformité avec la réforme RGPD, la personnalisation des produits de Magento n’est pas nécessaire, mais requiert cependant la mise en place d’un processus spécifique pour les cas où l’utilisateur demanderait à avoir accès, à corriger ou à supprimer ses données personnelles. Les équipes de Magento sont à votre service pour vous aider dans cette démarche.
Toutes les données personnelles stockées par les applications de Magento sont inventoriées. Elles sont donc facilement retrouvables pour les cas où un utilisateur souhaiterait intervenir dessus. Toute la documentation à ce sujet sera disponible sur le site de Magento à partir du 1er mai, et une équipe dédiée à vos questions concernant la réforme RGPD est à votre service. Magento travaille actuellement sur un outil interne permettant de simplifier ses demandes. Il se pourrait que cet outil soit ensuite rendu disponible si il y a une forte demande.
Il est à noter qu’avec le Magento Business Intelligence, il est possible de gérer ses processus de conformité soi-même directement via l’interface.
Chaque utilisateur doit être informé sur les données personnelles qui sont collectées et à quelles fins, et quelles sont les données qui peuvent être transmises à des tiers et dans quel but. La politique de confidentialité de Magento répond à cette nécessité pour toutes les informations collectées via des sites web Magento.
D’autre part, Magento Commerce permet de gérer dans les attributs clients, les consentements des utilisateurs à être la cible d’opérations de prospection directe.
Enfin, notons que même s’il n’y a aucune obligation à cela, Magento est certifié PCI (sécurité pour les cartes de paiement) et SOC (sécurité de l’information), et est en cours de dossier pour la certification du « Privacy Shield Program » (sécurité des données transférées à l’extérieur de l’UE).
Google Analytics
Pour être en conformité avec la réforme RGPD, Google Analytics se met également à jour.
Voici les points principaux:
- Durée de conservation des données. Les paramètres de conservations des données sont plus précis qu’auparavant. Vous devrez ainsi vérifier pour chacune d’entre elles sa durée et faire les modifications si nécessaire.
- Suppression des données. Dès le 25 mai, vous pourrez utiliser un outil Google Analytics spécifique pour effacer toutes les données personnelles d’un utilisateur.
- Protection des données. Grâce à toutes les règles concernant la collecte et l’utilisation des données, ces dernières sont sécurisées.
- Consentement de l’utilisateur. Il vous faudra définir un processus pour être en conformité avec cette règle de consentement de l’utilisateur.
- Conditions contractuelles. Pour les entreprises basées en Europe, votre contrat avec Google Analytics à d’ores et déjà été mis à jour concernant le rôle de Google vis à vis de la réforme RGPD. En revanche, les entreprises à l’extérieur de l’UE doivent aller dans les paramètres de leur compte pour accepter les nouvelles conditions du contrat.
Sources :